Změna jako každodenní realita

V RainFellows se s řízením změn a transformacemi setkáváme denně. Na základě této zkušenosti jsme vytvořili dva nové workshopy zaměřené na řízení a přijímání změny. A jako podporu k těmto workshopům jsme vytvořili RainFellows Change Canvas, který vám dáváme k dispozici.

Proč canvas?

Canvas je skvělý nástroj pro práci se změnou, protože:

• vizualizuje základní prvky změny na jednom místě
• omezený prostor nutí vybrat to hlavní a být konkrétní
• je spoluvytvářen s týmem a stakeholdery, podporuje diskuzi a odhaluje rozdílné pohledy a nesrovnalosti

Osm částí canvasu

1. Vize

Klíčová oblast zahrnující motivaci pro změnu - proč chceme změnu realizovat, proč se do změny pustit právě teď a také odpovědi na prioritu změny v kontextu ostatních aktivit plus jak vypadá ideální a dobrý výsledek. 

2. Jdeme správně? Jsme v cíli?

Změnu je třeba řídit. Abyste toho byli schopni, potřebujete alespoň základní metriky, které vám cíl změny z předchozí oblasti canvasu dospecifikují a určí, zda jdete správným směrem. Vše, co platí pro měření cílů (output vs. outcome, leading vs. lagging metriky atd. (více v článku Od pouhých vstupů ke skutečnému dopadu), platí i pro oblast změn.

3. Současný stav

Než něco začnete měnit, musíte vědět, kde začínáte. Současný stav není jen popis problémů – je to komplexní pohled na to, kde organizace nebo tým právě je. Oblast zahrnuje i identifikaci klíčových stakeholderů (v širokém významu, může se jednat i o lidi nebo týmy mimo vaši organizaci) a zjištění jejich postoje ke změně. 

Pochopení současného stavu vám pomůže nastavit realistická očekávání a identifikovat, kde budete potřebovat největší úsilí.

4. Co změnu podporuje?

Změna není jen o překonávání překážek – je také o využití toho, co už funguje nebo co vám může pomoct. 

Faktory, které podporují změnu a můžete je využít při její exekuci, jsou například:

• lidé, kteří už změnu podporují
• existující procesy nebo nástroje, na které můžete navázat
• externí faktory (konkurence, regulace, zákaznické požadavky), které dávají změně naléhavost
• zkušenosti z podobných změn
• podpora vedení nebo klíčových stakeholderů

5. Co změně brání?

Jaké jsou očekávané překážky, které bude nutné překonat?

• lidské faktory – strach ze změny, předchozí negativní zkušenosti s transformacemi, nedůvěra
• systémové bariéry – procesy, které brání nové práci, nekompatibilní nástroje, špatně nastavené metriky
• kulturní aspekty – hodnoty a přesvědčení, která nejsou kompatibilní se změnou

Tyto překážky je nutné pojmenovat na začátku, najít strategii, jak je obejít, a poté s obojím aktivně pracovat v průběhu celé změny. 

6. Řešení a první kroky

Možných řešení, jak dosáhnout cílového stavu, je mnoho a první nápad nemusí být ten nejlepší. Proto doporučujeme stavět na předchozích částech canvasu a společně s týmem, který řeší změnu (a případně i se stakeholdery), brainstormovat všechny možné cesty a řešení. Z nich si vyberete to nejslibnější.

V řízení změn se často osvědčuje přemýšlet ve velkém, ale začít v malém - experimentem, pilotním projektem atd. a poté stavět na jeho výsledcích.

7. Komunikace

Změna nikdy neprobíhá ve vakuu. Ovlivňuje různé skupiny lidí různými způsoby, a pokud s nimi o změně nekomunikujete správně, zakládáte si na budoucí problémy.

Klíčové otázky pro komunikaci:

• kdo jsou klíčové osoby nebo skupiny osob, ke kterým potřebujeme změnu komunikovat?
• jak budete změnu komunikovat? Jaký formát, jaká frekvence?
• jak zajistíte, že komunikace bude efektivní?
• Jak předáte, co to prakticky znamená pro ty, kterých se změna dotýká?

Efektivní komunikace není o zasílání emailů nebo prezentacích na all-hands meetingu. Je to o vytváření prostoru pro dialog, zodpovídání otázek a práci s obavami lidí.

8. Kdo a jak bude změnu táhnout?

Změna se sama nezrealizuje. Změny často selhávají právě v oblasti exekuce, a proto je třeba jí věnovat náležitou pozornost. Kdo jsou lidé, kteří budou změnu táhnout? Kolik na to mají vyhrazeného času / zdrojů? Jak se budou synchronizovat? Jak budou plánovat, prioritizovat a vizualizovat další kroky? Jak se budou učit z postupu?

Jak s canvasem pracovat

Canvas není statický dokument k vyplnění, ale živý nástroj pro řízení změny. Doporučujeme ho používat následovně:

Začněte workshopem s týmem, který změnu vede. Vyplňte canvas společně – diskutujte nad každou sekcí, challengujte se navzájem a hledejte nejlepší odpovědi. První verze nebude perfektní, a to je v pořádku.

Validujte ho s klíčovými stakeholdery. Často právě v těchto diskuzích objevíte nejdůležitější poznatky – například že různí stakeholdeři mají zcela odlišnou představu o vizi nebo že existují překážky, o kterých jste nevěděli.

Vracejte se k němu pravidelně. Vyplnění canvasu není jednorázová aktivita. Měli byste ho aktualizovat, jak se změna vyvíjí – přidávat nové poznatky, upravovat plány, měnit komunikační strategii. Pokud se váš canvas v průběhu času nemění, tak nejspíš něco neprobíhá, jak má. Změna je dynamický proces, ve kterém uplatňujete získané poznatky a změny kontextu.

Využijte ho pro komunikaci. Canvas je skvělý nástroj pro rychlé uvedení nových lidí do kontextu změny nebo pro synchronizaci celého změnového týmu. 

Závěr

Změny dnes nejsou volba – jsou nutnost. Ale způsob, jakým je řídíme, může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu celé organizace. RainFellows Change Canvas je náš pokus dát lídrům a change agentům jednoduchý nástroj, který jim pomůže navigovat složitostí změn a transformací.

Canvas si můžete stáhnout zdarma a začít ho používat pod licencí Creative Commons BY 4.0 - uveďte autora, název díla a licenci při jakémkoli použití.

A pokud chcete jít hlouběji a naučit se mistrovství v implementaci změn, podívejte se na náš workshop Změna? Žádný problém! nebo se nám ozvěte a domluvíme se, jak pomoci vašim lidem a týmům s přijímáním změn.

‍

‍

‍