Jak na 360 zpětnou vazbu s týmem?

Ve firmách jsme velice často svědky situace, kdy zpětná vazba buď vůbec neprobíhá nebo existuje prostředník v podobě manažera nebo Agilního kouče, který sebere zpětnou vazbu postupně od všech členů týmu, následně ji zpracuje a předá na 1on1 meetingu dotyčnému. My takovému člověku říkáme “nosič vody”. Dnes si představíme nástroj, pomocí kterého můžete v týmu udělat zpětnou vazbu transparentně a s celým týmem najednou. Nutnou podmínkou je však bezpečné prostředí, o kterém jsme psali dříve. 

Jak taková zpětná vazba probíhá?

Tým se sejde na jednom místě včetně vedoucího týmu, Agilního kouče i Product Ownera:

  1. První kolo začne Agilní kouč nebo vedoucí týmu.
  2. Kolo začíná vždy sebereflexí
    • Co se mi podařilo? V čem si myslím, že jsem dobrý?
    • Co si myslím, že bych měl zlepšit?
  3. Ostatní dávají postupně jeden po druhém zpětnou vazbu na daného člověka (ve stejném formátu).
  4. Pokud zazní během kola něco, s čím někdo ze skupiny souhlasí, dává 👍
  5. Po skončení kola proběhna krátká reflexe toho, co jsem od ostatních slyšel.

Poté pokračujeme dalším kolem, dokud se nedostanou na řadu všichni členové týmu.

Na závěr následuje finální reflexe celé skupiny a každý odpoví na otázky: 

  1. Co si odnáším?
  2. Nakolik byl pro mě tento meeting užitečný? (známka 1-5 jako ve škole)
  3. Chtěl bych tenhle formát v budoucnu zopakovat? Případně jak často?

Aby však vše proběhlo dokonale, je potřeba si s týmem nastavit 6 zlatých pravidel hry.

6 zlatých “pravidel hry”?

  1. Při dávaní zpětné vazby jsme konstruktivní a nehodnotíme (vyhýbáme se větám typu, že je něco úplně špatně apod.).
  2. Neopakuj to, co už zaznělo od ostatních.
  3. Zapisuj si poznámky, budou se ti do budoucna hodit.
  4. Nastav si svůj mindset takto: “Zpětná vazba je dar, ostatní mi ji dávají proto, aby mě posunuli dále.”
  5. Je férovější říct “Nemám nic”, než vařit z vody.
  6. Buďte konkrétní a používejte ideálně příklady (vždycky děláš tohle… vs. na posledním Daily jsi…).

Příprava týmu

Pokud váš tým s 360 zpětnou vazbou nemá zkušenosti, je rozhodně dobré mu tento nástroj důkladně představit. Opět platí pravidlo, že čas strávený přípravou se bohatě vrátí. Zde je několik tipů, které se nám osvědčily:

  • Prodejte nástroj týmu – vysvětlete, co jim to přinese, jak to bude vypadat a co mohou očekávat.
  • V tuto chvíli se často objeví první vnitřní strachy – proto si s každým členem týmu naplánujte 1on1, kde vše rozeberete a dodáte členům týmu odvahu.
  • Nezapomínejte také na to, že tým nemusí být dobrý v dávaní zpětné vazby, proto je na místě pro ně připravit skupinové školení na dávání zpětné vazby nebo minimálně jednotlivcům, kteří o to projeví zájem. 
  • Vhodný výběr místa může podpořit neformální atmosféru, neváhejte to proto spojit s týmovým obědem a po něm sednout do salónku v restauraci. Lze to dělat také online (zapnuté kamery jsou minimum).
  • Ideální délka je pro začátek 2 hodiny a časem zjistíte, zda to vašemu týmu stačí a případně upravíte. Obecně se dá říci, že byste měli počítat minimálně 15 minut na člena týmu.

Příprava člena týmu

I každý účastník by se měl na setkání dobře připravit, opět zmiňujeme pár tipů a triků, které doporučujeme:

  • Získáš z toho tolik, kolik do toho dáš (příprava předem je základní esencí úspěchu).
  • Zamyslím se předem a poznačím si zpětnou vazbu:
    • sám za sebe – co se mi daří? co mohu zlepšit?
    • na každého člena týmu – co se mu daří? co může zlepšit?
  • Nezapomeňte, že zpětná vazba se týká všech členů týmu (Agilního kouče, Product ownera i vedoucího týmu) – připravte si proto zpětnou vazbu i pro ně.
  • Nalaďte se na tu správnou vlnu, která je: “Jdu si pro dárek od ostatních, nikoliv pro kritiku…” & “Mám povinnost dát dárek ostatním a správně ho zabalit/připravit”.
  • Agilní kouč zná dobře celý tým, a proto by měl na 1on1 připravit členy týmu, u kterých očekává neadekvátní reakci na přijetí zpětné vazby.

Co se nám dále osvědčilo?

Následující tipy berte prosím jako možnosti, jak oživit 360 zpětnou vazbu. Každému týmu může sedět něco jiného, proto neváhejte experimentovat a hledat to pravé zrovna pro vás a váš tým.

  • Během setkání zazní často spousta témat, která je dobré dořešit někde bokem. Vyhraďte si proto místo, kde budete zaznamenávat témata na později, tzv. parkoviště témat (whiteboard, flipchart, zeď s lístečky).
  • Můžete se také s týmem domluvit, že již v rámci přípravy každý nachystá pro každého člena týmu dva lístečky (zelený a červený). Jakmile skončí kolo, předají všichni danému člověku své lístečky a ten si tak odnáší domů hromádku se zpětnou vazbou.
  • Pokud pracujete vzdáleně, může jeden člen týmu sestříhat nahrávku tak, že každý z týmu dostane svou část, nad kterou se může dále zamyslet (šetří to čas a to především lidé z IT mají velmi rádi).
  • Před setkáním každý člen týmu vyhlásí jednu věc, na kterou chce dostat zpětnou vazbu od ostatních.

Pokud váháte, zda je pro vás 360 zpětná vazba vhodná či nikoliv, doporučujeme ji vyzkoušet, neboť z naší zkušenosti nemáte co ztratit. Nikdy totiž není vhodná nebo špatná doba na 360, ale vždy je důvod si nalít “čistého vína”. Můžete díky ní s týmem jen získat, protože vždy někdo dostane zpětnou vazbu a možná vás tým s každým kolem více a více překvapí.

Tahák ke stažení

Držíme palce a těšíme se na vaše zkušenosti.