Každá firma chce skvelú kultúru, ale častokrát to býva tak, ako u ľudí – ideálne rýchlo, hneď a bez väčšej investície. V tomto článku sa pokúsim zhrnúť svoje skúsenosti z firmy, kde som pracoval ako Agilný kouč a práve tam sme sa vydali na túto dlhú a niekedy pomerne náročnú cestu. Cieľom bude ukázať lídrom/koučom/manažérom, čo to vlastne obnáša z pohľadu leadershipu vo firme, keď chceme budovať tú správnu “Feedback culture”.
“A už si mu to povedal?”
Po nástupe do firmy sa mi pomerne často stávalo, že za mnou chodili ľudia s feedbackom, či už na koučov, team leadrov alebo členov teamu. Zakaždým, keď k tejto situácií došlo, tak som si najprv vypočul celý feedback a na konci bola vždy len jedina otázka: “A už si za ním/ňou bol s týmto feedbackom?”. Bolo zaujímavé sledovať, ako zo začiatku tá otázka všetkým prišla tak šokujúca a riešenie predať feedback napriamo im ani nenapadlo. Týmito otázkami začal prvý krok na ceste za kultúrou feedbacku.
Trvalo to niekoľko mesiacov, ale v určitom bode už sme sa dostali do stavu, keď za mnou ľudia prišli s feedbackom a ešte len dokončili a zároveň už sa ma pýtali “Asi by som to mal predať napriamo, že?”. Samozrejme nie každému to bude príjemné, pretože stále väčšina firiem takúto priamu kultúru nemá zakorenenú – vtedy pomáha ľuďom podať pomocnú ruku a ponúknuť, že im pomôžete feedback správne sformulovať, aby bol čo najviac konštruktívny (napr. podľa AID modelu alebo nenásilnej komunikácie).
Začnite u seba
Myslím, že táto časť asi nikoho neprekvapí, ale stále sú tam drobnosti, ktoré stojí za to vyzdvihnúť. Na začiatku sa mi stávalo, že som si na 1on1 meetingoch pýtal feedback a dostávalo sa mi klasických odpovedí, že je všetko v pohode, svoju rolu robím dobre atď. Tam som si uvedomil dôležitosť toho, vedieť správne zacieliť otázku. Keď som sa totiž v rámci tej istej konverzácie spýtal konkrétnejšie – napríklad “Čo by si zlepšil na našom poslednom planningu?” alebo “Čo hovoríš na našu poslednú retrospektívu? Mám niečo spraviť nabudúce inak?”, tak zrazu som odchádzal s hromadou námetov na to, čo by sa dalo zlepšiť. Keď chcete začať od seba, neuspokojte sa s tým, že ste sa svojich kolegov spýtali na feedback a dostali ste nejakú odpoveď (Väčšinou niečo v štýle “Je to ok.” alebo “Nemám nič.”). Choďte hlbšie, pýtajte sa na detaily a robte to pravidelne. Jedine tak si ľudia zvyknú na to, že s feedbackom pracujete pravidelne. A samozrejme úplne kľúčové je potom s touto spätnou väzbou aktívne pracovať a na základe týchto vstupov veci vo firme meniť. Tam totiž spočíva kľúč k motivácii ľudí, aby feedback dali aj nabudúce.
Pravidelnosť a zvyk
Premýšľal som nad tým, ako zariadiť, aby sa feedback stal pravidelnou súčasťou toho, čo sa vo firme deje. Začal som úplne jednoducho, že na konci každého meetingu som zisťoval feedback od 1-5 na hodnotu a efektivitu meetingu – stačilo jednoduché hlasovanie zdvihnutím ruky. A u ľudí, kde som videl nízke číslo som sa šiel dopýtať na detaily, aby som vedel čo zlepšiť. To isté platilo aj opačne – keď som vnímal, že sa niekto na meetingu nespráva úplne v súlade s firemnými hodnotami (keď žiadne nemáte, tak v súlade so základnou slušnosťou) tak hneď po meetingu som šiel za daným človekom a dal mu feedback (samozrejme konštruktívne, s návrhom ako by to mohlo vyzerat nabudúce lepšie). V tomto bode samozrejme platí úplne to isté aj pre čokoľvek pozitívne čo sa udeje – napríklad mal niekto super prezentáciu alebo pomohol super nápadom – nasledoval pozitívny feedback hneď po meetingu. Bolo jasné, že čím viac sa tieto drobnosti budú diať, tým viac ľudí vo firme postupne začne robiť to isté – z úplne jednoduchého dôvodu, pretože sa vďaka tomu veci začali zlepšovať.
Na začiatku stačí jeden tím
Neviem či to bola náhoda alebo osud, ale mal som zrovna v tom čase veľké šťastie na výborný tím, v ktorom som ako kouč pôsobil. Konkrétne v tom zmysle, že jednak team leader tak celý tím bol absolútne otvorený všetkým novým nápadom a radi experimentovali s novými technikami (či už po technickej alebo softovej stránke.). Došlo mi, že v tom môže tkvieť ďalší krok. Už z minulej firmy som mal veľmi dobrú skúsenosť s otvorenou tímovou 360kou (detaily nájdete v našom staršom článku – v jednoduchosti ľudia z celého tímu sedia v miestnosti a predávajú si feedback priamo) a tak som sa rozhodol to v tomto tíme nadhodiť ako myšlienku.
Krátka odbočka – doteraz spomínam na to, keď som prvýkrát došiel za šéfom pobočky a manažérom celého vývoja s touto myšlienkou a obom to prišlo tak nepredstaviteľné, že si to v žiadnom prípade nevedeli vo firme predstaviť. Feedback sa “u nás” odjakživa dával mailom team leadovi a ten mal za úlohu všetko spracovať a predať konkrétnym ľuďom. Asi si viete predstaviť, čo sa dialo keď sa človek chcel spýtať na detaily – buď nedostal žiadnu odpoveď, pretože vedel len to, čo dostal v maily alebo ho nakoniec aj tak poslal priamo za daným človekom čo feedback písal pre detaily.
Našťastie začať s tým v jednom tíme, ktorý je otvorený novým experimentom bolo oveľa jednoduchšie. V rámci najbližšieho feedback cyklu to najprv chcel skúsiť len jeden, už spomínaný tím, ale dopočul sa o tom ďalší team lead, ktorému to prišlo ako dobrý nápad a tak to nakoniec skúsili 2 tímy. Neviem do akej miery to mohlo súvisieť s tým, že mu to šetrilo prácu predávania a agregovania feedbackov od rôznych ľudí, ale na začiatku to asi pomohlo 🙂 Podľa zásady z bodu 3 sa obidva tieto meetingy končili zhodnotením toho, ako prínosné to pre všetkých bolo. Percentuálne sme sa pohybovali niekde okolo 95% spokojnosti čo musím povedať prekvapilo aj mňa, a zároveň som cítil, že na tomto fronte už “máme vyhraté”. Pretože ako to už býva, úspešné veci sa šíria samy – približne po roku od tohto experimentu už týmto spôsobom fungoval feedback v 90% tímov.
Ambasádori kultúry feedbacku
Budovať firemnú kultúru je obrovská vec a určite to je niečo, čo nejde spraviť ako “vlk samotár”. Našťastie v našom prípade sme mali skvelý tím agilných koučov a niekoľko inšpiratívnych team leadov, ktorí tieto myšlienky ďalej šírili a žili každý deň vo svojich tímoch. Či už je to zbieranie/odovzdanie feedbacku po nejakom meetingu alebo práca na 1on1s, každá firma, a naša nebola výnimkou, potrebuje skupinu ľudí, ktorá túto myšlienku a kultúru vezme za svoju. Jednak sa týmto spôsobom tieto myšlienky šíria rýchlejšie, a zároveň je to kľúč k tomu, aby táto kultúra pretrvala, aj keď odíde ten, kto to celé rozhýbal. Preto sme sa všetci v tejto skupine ďalej zameriavali na rozširovanie tímu “ambasádorov”, nielen z radov dlhoročných veteránov, ale aj nováčikov, u ktorých bolo jasné, že tento spôsob fungovania je im blízky. Jedine tak totiž taká kultúra bude stáť na pevných základoch a v konečnom dôsledku môže dokonca byť pre firmu obrovskou konkurenčnou výhodou, pretože dosť ľudí preferuje otvorenú kultúru a keď niečo takéto vo firme funguje, tak na trhu práce sa to šíri samo a veľmi rýchlo.
Experimentujte – žiadny nápad nie je zlý
Po zrealizovaní všetkého o čom som písal vyššie už začali vznikať skvelé nápady od rôznych ľudí z tímov. Napríklad sme vďaka jednému team leadovi mali vlastnú implementáciu Happiness door, ktorá zbierala feedback na meetingy na Slacku. Stačilo napísať ten správny príkaz a Slack začal hlasovanie, kde sme vždy prosili ľudí ak nedajú navyššie hodnotenie, aby nám dali k tomu nejaký komentár čo zlepšiť.
Ďalším experimentom boli rôzne zlepšenia už spomínanej tímovej 360ky, ktorú sme v tímoch postupne ladili. Jeden z nápadov, ktorý sa chytil bol napríklad to, že pred meetingom ľudia určili 1-2 konkrétne oblasti, na ktoré chcú explicitne dostať feedback. Napríklad junior developer na kvalitu svojho kódu alebo Scrum Master na moderovanie meetingov a podobne.
Aj keď to môže vyzerať ako maličkosť, pri týchto drobných zlepšeniach a experimentoch už bolo vidieť, že kultúra priameho feedbacku sa stáva vo firme “novým normálom” a berie to za vlastné viac ľudí, nie len malá skupinka.
Záver
Ak sa na túto cestu chcete vydať, majte na pamäti, že to nie je rýchle, ani jednoduché – len pre predstavu, to čo ste čítali v tomto článku pokrýva obdobie asi 2,5 roka práce vo firme. Výsledky ale stoja za to. Či už je to v tom, že ľudia z iných firiem, ktorí nastúpia, sú z takejto kultúry pozitívne prekvapení alebo napríklad v tom, že to ľudia uvádzajú ako dôležitú časť toho, že ani nezvažujú odísť do inej firmy. Každá firma má samozrejme iný kontext, to čo som písal je príklad jednej konkrétnej firmy a mojej skúsenosti, ale verím, že tam nájdete aspoň malý kúsok inšpirácie k tomu, ako kultúru feedbacku začať budovať u seba vo firme 🙂
