Co to je sebeřízení a jak v tom fungovat?

Aby byla jakákoliv organizace dlouhodobě úspěšná, potřebuje se neustále přizpůsobovat měnícím se podmínkám okolního světa a rozvíjet se. 

Pokud je však její řízení závislé pouze na několika málo jednotlivcích, stávají se tito úzkým místem v procesu změny. Čím větší je však rozvoj a změna, o které firma usiluje, tím více potřebuje zapojit a sladit energii a talenty mnoha různých lidí v organizaci a zajistit efektivní spolupráci mezi nimi. Proto firmy zavádějí Agilní způsoby řízení.

Aby však takovýto způsob řízení mohl fungovat, potřebuje organizace rozvinout kompetence sebeřízení a sebeorganizace, což jsou základní principy Agilního způsobu práce. A tady organizace velmi často naráží. 

Příčinou je kultura, která nás formuje od dětství, školního vzdělávání až po pracovní prostředí. Převládá v ní hierarchický, na autoritě a moci založený model, kde určení jednotlivci mají vyšší autoritu v rozhodování a řízení, zatímco ostatní se podřizují a zřídka zpochybňují rozhodnutí autorit.

Klíčovou otázkou pro úspěch organizace pak je, jak tento vzorec překonat, rozvinout kompetence sebeřízení na všech úrovních organizace a tím dosáhnout všech výhod, které jsou spojeny s přechodem na Agilitu.

Pojďme si ale nejprve říct, co to vlastně sebeřízení je.  

Týmové sebeřízení (team self-management, self-organising team) je schopnost týmu samostatně určovat své cíle, plánovat a provádět svou práci, rozhodovat se o prioritách a přizpůsobovat se změnám bez potřeby vnějšího řízení nebo dohledu. Jedná se o proces, kdy týmy mají autonomii v rozhodování a řízení své práce, což vede k vyšší flexibilitě, rychlejší reakci na změny a často i k vyšší motivaci a závazku.

Týmové sebeřízení je tak základním pilířem Agilního způsobu práce. 

Charakteristika sebeřízených týmů

Autonomní

Týmy mají svobodu v rozhodování o tom, jakým způsobem budou plnit své úkoly a jakým způsobem budou organizovat svou práci. To znamená, že nejsou příliš podřízeny vnějším autoritám, což umožňuje rychlejší a flexibilnější reakce na měnící se podmínky.

Plánují svou práci

Namísto toho, aby jim byly úkoly dávány shora, týmy společně rozhodují, co budou dělat a jakým způsobem. Plánování je zpravidla realizováno na pravidelných setkáních, jako je například týdenní plánovací schůzka ve Scrumu.

Samy se organizují

Týmy mají pravomoc rozhodovat o tom, kteří členové budou na jakých úkolech pracovat a jak budou rozděleny role a odpovědnosti. To vytváří pocit spolupráce a vlastnictví projektu.

Komunikují a spolupracují s ostatními

Členové aktivně komunikují a spolupracují mezi sebou a s okolními týmy. To umožňuje sdílení znalostí, zastupitelnost a růst týmového ducha.

Rychle reagují na změny

Týmový self-management umožňuje rychlé reagování na nové požadavky, změny a nečekané události, protože týmy mají pravomoc upravovat své plány a priority.

Tímto způsobem se týmy stávají více zodpovědnými za svou práci a mají větší motivaci dosáhnout nejlepších možných výsledků. Zároveň, jak již bylo zmíněno v úvodním odstavci, je to jeden z nejobtížnějších prvků Agility. Předpokladem pro takové fungování je totiž zásadní mentální změna na straně jak vedení, tak na straně týmu. Vyžaduje to:

  1. Důvěru ze strany vedení/lídra/nadřízeného předat tyto zodpovědnosti a nechat tým dělat věci “jinak”, než by je dělal/a on/a. Vyžaduje to opustit postoj autority a místo toho být partnerem. 
  2. Převzetí zodpovědnosti, vybudování potřebných kompetencí a kontextu na straně týmu, aby se mohl efektivně rozhodovat. Tým musí umět být sám sobě autoritou.

Důležité je, aby lídr sám byl dobrým příkladem sebeřízení. Netvrdíme, že je to kdoví jak snadné, ale pořád je to něco, co může lídr sám/sama ovlivnit. Vytváření týmu, který se umí sám řídit, je mnohem složitější. 

Jedním z pragmatických způsobů, jak to zvládnout, je postupně rozvíjet schopnost sebeřízení u jednotlivých členů týmu. Ti pak mohou společně převzít zodpovědnost za tým jako celek a mají k tomu potřebné kompetence.

Pojďme se tedy podívat na sebeřízení u jednotlivce.

Sebeřízení (Self-management) u jednotlivce znamená aktivně řídit a organizovat své činnosti, emoce a chování. Jedná se o dovednost spravovat svůj čas, zdroje a povinnosti, abychom dosáhli svých cílů a zvládli výzvy života. Sebeřízení zahrnuje schopnost prioritizovat úkoly, plánovat, organizovat, delegovat, řešit problémy a efektivně komunikovat s ostatními. 

Následující kroky vám mohou pomoci lépe se zorganizovat a řídit svůj čas a úkoly:

Cíle a priority:

  • Stanovte si jasné dlouhodobé a krátkodobé cíle, které umíte průběžně vyhodnocovat. Vědět, kam směřujete, vám pomůže lépe se orientovat.
  • Určete priority – co mě nejvíce posouvá směrem k mému cíli? Rozhodněte se tímto způsobem, které úkoly a aktivity jsou důležitější a které méně.

Plánování a Backlog:

  • Používejte nástroje pro plánování, jako jsou kalendáře a seznamy úkolů (tzv. Backlog.)
  • Používejte metodu “časových úseků” (Time blocking). Rozdělte si den na bloky času a přidělte konkrétní úkoly do každého bloku.
  • Definujte aktivity nebo úkoly tak, aby někdo další dokázal ocenit výsledek a/nebo vám byl schopen dát zpětnou vazbu. 
  • Rozdělte úkoly na menší kroky. To usnadní proces dokončování a zabraňuje pocitu bezmoci (je toho příliš, nevím, kde začít.)
  • Pravidelně si zaznamenávejte, jaké úkoly a cíle jste dosáhli. To vám pomůže udržet se motivovaným a vidět svůj pokrok.

Eliminace rušivých vlivů:

  • Identifikujte faktory, které vás ruší, a snažte se je eliminovat. To může zahrnovat vypnutí oznámení na telefonu během práce nebo vytvoření klidného pracovního prostředí.

Delegování a odmítání:

  • Naučte se delegovat úkoly, které mohou udělat i jiní lidé. Součástí delegování je popis požadovaného výsledku a motivace, proč to děláme.
  • Nebojte se také říci ne, pokud nemáte čas na nové povinnosti. Přetížení potenciálně znamená horší kvalitu nebo nesplnění toho, že někomu něco pod tlakem slíbíte a stejně na vás budou naštvaní.
  • Pracujte s vaší reálnou kapacitou. Přesčas není vaše kapacita. Dlouhodobé přesčasy vytváří u okolí očekávání, že to je vaše reálná, dlouhodobá kapacita.

Zvládání stresu:

  • Naučte se techniky zvládání stresu, jako je hluboké dýchání, krátká meditace nebo cvičení jógy.
  • Nastavte si vyvážený režim mezi prací, osobními zájmy a volným časem. Nedopřávejte si jen práci na úkor zbytku svého života.

Flexibilita a přizpůsobení:

  • Buďte připraveni přizpůsobit svůj plán a cíle neočekávaným událostem. To začíná změnou přesvědčení ve vaší hlavě od “změna je negativní, protože mi narušuje moje plány”, na “změna je život a přináší správné výsledky.”
  • Každý den aktualizujte seznam úkolů (Backlog), tj. včetně priorit, které potřebujete dokončit ten den.
  • Nepřidávejte hromadící se úkoly, pokud máte naplněnou kapacitu. Pokud se objeví nová, nečekaná priorita, vyměňte ji za nejméně prioritní položku se seznamu úkolů.
  • Každý týden aktualizujte váš týdenní plán a cíl s ohledem na zkušenost minulého týdne. Sledujte vaši reálnou kapacitu a s ní plánujte.
  • Naplánujte si týden vytížený max na 70%. Pokud zatížíte vás počítač na 100%, přestane fungovat. Stejně tak nebude fungovat váš týdenní plán, protože nebudete schopni reagovat na prioritní, nečekané události během týdne.

Retrospektiva:

  • Pravidelně se zamyslete nad tím, proč jste dali přednost jinému než prioritnímu úkolu. Proč jste něco nesplnili, co pro vás bylo důležité. Nebaví vás to? Bojíte se selhání? Chybí vám motivace? Buďte k sobě upřímní. Pokud ne, nemůžete najít řešení a tudíž cestu vpřed.
  • Ideálně požádejte někoho dalšího, kdo vám v takové retrospektivě poskytne parťáka – ideálně externího kouče.

V sebeřízení není nikdo další, kdo vás bude “kopat do zadku”, abyste splnili to, co jste si slíbili. Proto je důležitou součástí ovládnutí technik sebemotivace:

Nastavte si jasné vnitřní proč:

  • Proč chcete dosáhnout daného cíle? Proč chcete udělat daný úkol? Jaká je vaše vnitřní motivace pro to, aby vás to lákalo co nejdříve splnit?
  • Přemýšlejte o tom, jakým způsobem vám dokončení tohoto úkolu pomůže dosáhnout vašich dlouhodobých cílů a zlepšit život váš nebo někoho dalšího.

Vnejší motivace:

  • Pokud vám chybí vaše vnitřní proč a zároveň je úkol pro vás skutečně důležitý, najděte si vnější motivaci – například někoho, kdo váš výstup ocení, komu to pomůže. 
  • Dále si můžete nepříjemný úkol realizovat formou, která vás baví. Př. obchodní schůzku realizovat na obědě. Pustit si k tvorbě prezentace vaši oblíbenou hudbu. Brainstorming řešení problému s kolegou, abyste v tom nebyli sami.
  • Přerámovat si daný úkol – často nás zradí emoce, kterou ale vytváří naše vnitřní přesvědčení. Např. potřebujete nutně sdělit negativní zpětnou vazbu člověku z vašeho týmu, ale obáváte se negativní reakce a odmítnutí. Přerámování: zpětnou vazbou se má šanci někam posunout a vyhnu se větším problémům (odchodům) v týmu do budoucna.

Rozdělte velké úkoly na menší kroky:

  • Někdy se nejsme schopni pustit “do práce”, protože náš úkol nebo cíl je příliš velký, komplexní. Rozbití na malé kroky, vám pomůže vidět postup a sníží to pocit bezmoci.
  • Oslavte splnění každého malého kroku. Ideálně, pokud tím můžete rovnou někomu posloužit, přinést hodnotu, nebo pokud vám někdo může dát zpětnou vazbu.

Udělejte první krok:

  • První krok vás pomůžou dostat do pracovního “flow”, i když jsou triviální. Např. zvednout telefon a někomu zavolat. Rezervovat si schůzku. Atd.

Termíny:

  • Naplánujte si, kdy a kde budete úkol dělat. Nemějte jen seznam úkolů bez jasného termínu, kdy to chcete mít hotovo.
  • Pokud se vám nepodařilo termín splnit, vyhodnoťte si důvod. Opět – buďte k sobě upřímní.

Použijte metodu “Pomodoro”:

  • Pracujte 25 minut na úkolu (tomu říkáme “pomodoro”) a pak si dejte 5 minut pauzu. Po každých čtyřech “pomodorech” si dejte delší pauzu.

Vytvořte si prostředí pro koncentraci:

  • Zajistěte si klidné pracovní místo bez rušivých vlivů, jako jsou telefon, sociální média nebo televize.

Vizualizace úspěchu:

  • Představte si, jaký bude váš pocit, když úkol dokončíte. Vizualizace úspěchu může posílit motivaci.

Odměňte se:

  • Dejte si odměnu po dokončení úkolu. Může to být něco, co máte rádi, jako malá dobrota nebo krátká chvíle relaxace.

Sebeodpuštění a trpělivost:

  • Pokud se někdy nesplníte svůj plán nebo necítíte, že jste udělali dost, buďte k sobě laskaví. Každý den není perfektní, a důležité je pokračovat.

 

Jakmile tyto techniky a přístupy zvládnu u sebe jako lídr, jdu nejen příkladem ostatním, ale můžu začít rozvíjet osvojování těchto kompetencí u lidí v mém týmu:

Cesta nejmenšího odporu a největšího efektu

  • Začněte s těmi, kteří mají pro osvojení výše uvedených technik nejlepší předpoklady
  • Zároveň mají dopad a vliv na tým a to ať formálně (např. zastávají pozici Architekt ve vývojovém týmu) nebo neformálně.

1-1 nástroj pro rozvoj kompetencí

  • Pokud chcete rozvíjet tyto (a nejen tyto) kompetence, použijte na to schůzky 1-1, na kterých nediskutujete žádnou jinou agendu než posun v této oblasti. Osvědčeným rozestupem mezi takovými schůzkami je doba 14 dní na začátku, jeden měsíc po 3 měsících.
  • Více o tématu 1-1 se můžete dozvědět zde.  

Efekt sněhové koule

  • Jakmile si klíčoví lidé z týmu osvojí tyto techniky, můžete postupně rozvíjet ostatní členy týmu.
  • Zároveň můžete zavádět Agilní techniky nebo procesy (např. SCRUM), které vyžadují osvojení principu sebeřízení na úrovni celého týmu.
  • Jako lídr musíte dohlédnout na to, aby jednotlivci, kteří jsou schopni sebeřízení, tuto odpovědnost nevzali pouze na sebe, ale aby z ní tvořili celotýmovou kompetenci u všech ostatních.
  • Zásadní je Retrospektiva, na které by mělo dojít k identifikaci, zda se to týmu daří jako celku (ideál), nebo zda to berou na sebe pouze jednotlivci (běžné), nebo zda to zcela selhává.
  • Podnětem z Retrospektivy může být další zpětná vazba a rozvoj v rámci 1-1 s jednotlivými členy týmu.  

 

Popsaným postupem jsme složitou problematiku týmového sebeřízení rozdělili na zvládnutelnější, menší kroky:

  1. Prvním krokem je, že lídr musí začít pracovat na sobě a osvojit si techniky sebeřízení. To znamená, že musí aktivně pracovat na svém vlastním rozvoji a předvádět týmu příklad vlastního sebeřízení.
  2. Poté může lídr využít koučování, zpětnou vazbu a mentorování, aby pomohl klíčovým členům týmu rozvíjet tuto kompetenci. Klíčovými členy týmu můžou být jednotlivci, kteří mají významný vliv na celkový výkon a dynamiku týmu.
  3. Nakonec je cílem přenést tuto kompetenci na celý tým. Pro sledování pokroku a získávání zpětné vazby na úrovni celého týmu používáme klíčovou techniku známou jako Retrospektiva. Tato pravidelná setkání umožňují týmu zhodnotit svůj postup, identifikovat příležitosti ke zlepšení a společně pracovat na rozvoji dovedností týmového sebeřízení.