Triády – seznamte se!

Potřebovali jste někdy rychle propojit velké množství lidí? Například na konferenci? Nebo jste potřebovali prohloubit vzájemné poznání se v týmu? To vás určitě bude zajímat následující samo-facilitační nástroj – Triády.

V roce 2016 jsme jsme organizovali setkání sítě lidí se společnými hodnotami, ale kteří se uvidí poprvé. Jak rychle překlenout takový ten podivný moment, když se potká množství neznámých lidí, ještě než se prolomí ledy? Po skvělém brainstomingu jsme dali dohromady koncept, který už jen stačilo doklepnout – Triády. Triáda je nástroj, který samofacilitačně udělá během 60 minut ze 3 cizích lidí známé, někdy dokonce i přátele.

Proč právě 3 lidé?

Protože trojice je velmi zvláštní uskupení. Dvojice je pro tvoření sítě malá a při seznamování nebo tvoření rychle vyčerpá svůj potenciál. Skupina o 4 a více lidech ztrácí intimitu a sdílení, zejména osobních věcí, jde jen po povrchu. Trojice je právě tak akorát. Je pořád dostatečně malá, aby byla pro sdílení bezpečná a současně skýtá zajímavou dynamiku. Když spolu dva mluví, třetí může pozorovat a přinést nezúčastněné vstupy, pozorování a rozdmýchat tak další diskuzi. I podle kmenového vůdcovství (Tribal leadership) je trojice základním stavebním kamenem silné kmenové kultury 4 – “MY”, kde lidem na sobě záleží a záleží jim na prosperitě celého kmene.

Jak takový nástroj vypadá?

Aby byl navíc škálovatelný a mohli jste jej použít například ve skupině 100 lidí?

Každý dostane tužku a svůj triádový papír, kde najde instrukce a volné políčka, kam si během rozhovoru píše poznámky, které použije později. Vysvětlení použití nástroje můžete vidět na následujícím videu:

PDF ke stažení zde.

Jak vidíte, nástroj sám provede trojici lidí seznamováním. Seznamování ale nemusí být vždy jediný cíl. Triády lze snadno přizpůsobit pro jakýkoliv jiný kontext. Namátkou se podívejme na několik dalších použití, která jsme poslední dobou realizovali na míru našim zákazníkům.

Modifikace: Rozbití ledů na konferenci

Na konferenci BusinessCon používáme tradičně triády hned ze startu na rozbití ledů mezi účastníky. Je to konference podnikatelů, proto jsme se v triádách namísto osobních hodnot zaměřili na to, jak si mohou podnikatelé navzájem pomoci, případně jaký nový business mohou společně nastartovat.

PDF ke stažení zde.

Modifikace: Příprava vstupů pro následný workshop

Před časem jsme facilitovali workshop pro cca 130 lídrů z CZ/SK Microsoftu a namísto hodnot (klasické triády), nebo vzájemné pomoci (BusinessCon triády), jsme se zaměřili na přípravu konkrétního tématu k řešení pro následný workshop.

PDF ke stažení zde.

Modifikace: Rychlý teaming v programu ReBeLeader

Od roku 2017 realizujeme společně s kolegy z RedButton leadershipový program ReBeLeader pro slovenskou Tatrabanku. Tam využíváme první den triády a další nástroje k rychlému teamingu, kdy během jednoho odpoledne vzniknou z neznámých lidí funkční týmy založené na vzájemném poznání a důvěře.

PDF ke stažení zde.

Běžte, šiřte, upravujte

Jak vidíte použití je téměř neomezené. A jak použijete nebo si upravíte triády vy? Nezapomeňte nám dát vědět na napiste.nam@rainfellows.cz.

Retrospektiva s dětmi

Děláte doma retrospektivu s dětmi? Je to skvělé, ale připravte se na variantu, že Vám řeknou svůj názor. A to není vždy jednoduché slyšet. Budete překvapeni, s čím Vaše děti přijdou.

Z naší kuchyně

U nás jsme začali otázkou: “Co nám přinesla Korona dobrého? Co nového bychom si chtěli ponechat i nadále?” Samozřejmě děti reagují spontánně:

“Nemusím vstávat do školy!”

“Táta je s námi pořád doma a necestuje pryč!”

“Chceme každý den maminčinu domácí pizzu!”

“Hokej s tátou!”

Mimo jiné touto otázkou děti vedeme k postoji, že okolnosti nejsou negativní nebo pozitivní, ale záleží, jak na ně reagujeme. A v tom máme svobodu a kontrolu.

Když jsme rozebrali např. vstávání do školy, děti nám odhalily svoje pocity: “Připadáme si jako mravenci – že vás musíme poslouchat! Vy můžete všechno, my musíme vstávat a chodit do školy a pořád uklízet!”

Po vyjasnění, že jsme si to nevymysleli my (ano, překvapilo je to) a že je naše odpovědnost (překvápko podruhé), aby děti byly ve škole, přišla reakce: “Tak po nás aspoň nekřičte – dělej! Dělej!”

Pokračovali jsme rozebíráním pocitu „My nemůžeme dělat nic co chceme, jen vás poslouchat.“ Požádali jsme děti, aby popsaly, co se za ten den stalo, co dělaly: „Hráli jsme na tabletu, pak v pokojíčku, dělali jsme s tebou blbinky, jo a byli jsme na výpravě v lese!“

Pak jsme děti požádali, aby z toho vybrali věci, které dělali ze své vůle neboli co je bavilo. Po chvíli zaváhání vyprsknou: „No všechno! Aha, díky!“

Vzduch se pročistil. Nebyla to autorita rodiče, která řekla „Jste nevděční smradi, nic neděláte!“ Ale v tu chvíli sami pochopili sílu svých emocí, které ale vychází z přesvědčení „musím jen poslouchat“ nikoliv z reality. Minimálně po zbytek daného dne jsou děti jako vyměněné.

Jak postupujeme

  1. Necháme děti napsat nebo nakreslit (aby je to více bavilo) na lísteček, co se jim za poslední dobu líbilo a chtěli by zachovat i dále nebo zažívat více. Po chvíli si nasdílíme (ano, pamatují si, co ty obrázky znamenají 😉
  2. Za co chci někomu z rodiny poděkovat? Opět – lísteček a kolečko sdílení.
  3. Co se mi nelíbí a chci jinak? Opět – lísteček a diskuze, co s tím můžeme společně udělat.  

Závěrem

Jako rodiče máme pocit, že jsou daná pravidla samozřejmost a že jsme to už dětem přece vysvětlovali. Nebo jim to ani nemusíme vysvětlovat, prostě svět takový je. V takovém případě je ale možné, že si naše dítě buduje postoj malé oběti. 

Našim cílem je vychovat děti s postojem, že záleží hlavně na jejich přístupu a ten ovlivní vždy. 

Rozpalte vaše retrospektivy!

Dostali jste se do stavu, kdy jsou vaše retrospektivy jako “přes kopírák”? Přemýšlíte nad tím, jak je oživit a vdechnout tak týmu nový impuls? Pokud jste ještě nečetli náš článek Mistrovství v retrospektivách, určitě se do něj podívejte, naleznete v něm spoustu cenných tipů. Kromě tipů, jak dosáhnout pomyslného agilního ráje v retrospektivách, jsme pro vás sepsali pár dalších tipů, které mohou pomoci vytrhnout tým ze stereotypu a vrátit tak retrospektivám zapomenutý lesk. Vyzkoušejte netradiční formáty, zajímavé online nástroje nebo jen do vašich retrospektiv přidejte nový prvek.

Netradiční formáty retrospektiv

Hodně týmů se spokojí s klasickým formátem retrospektiv “+/-”. Jiný formát vám nezaručí automaticky úspěch, ale pomůže lidem podívat se na danou věc z jiného úhlu pohledu. Všechny uvedené formáty můžete praktikovat nejen s týmem v kanceláři, ale také online.

Top Gear

Znáte Cool zeď z pořadu Top Gear na které se hodnotí auta? Napadlo vás někdy v tomto duchu udělat retrospektivu? Vytvořte zeď přesně takovou, jako je na videu a požádejte váš tým, aby ji zaplnil čímkoliv, co považuje za důležité (firma, produkt, lidé, tým, procesy, …). Poté společně diskutujte, které věci byste chtěli posunout více doprava. Sloupec “Sub zero” je pomyslná nirvana, jakmile dosáhne kartička této úrovně, je natolik dobrá, že už na ní není co dále zlepšovat. Doporučujeme retrospektivu udělat znova třeba za čtvrt roku a uvidíte, co se změnilo.

Loď

Představte si, že máte jako tým za úkol nakreslit loď. Facilitátor vás požádá, abyste na obrázek k trupu lodi přikreslili velké plachty, kormidlo, kotvu a v neposlední řadě také útes před lodí. Poté dostanete za úkol napsat na lístečky vše, co pro vás bylo důležité za uplynulý sprint, ať už pozitivní nebo negativní. Jakmile máte napsáno, vezmete lístečky a lepíte je na ty části lodi, které nejlépe vystihují podstatu lístečku. Například “plachty nás pohání kupředu, a proto zde dávám automatické testy, protože nám výrazně pomáhají a vše urychlují” nebo “táhne nás ke dnu spousta byrokracie”, proto dávám ke kotvě.

LEGO

Pokud vás zajímá, jak se členové vašeho týmu dívají na právě skončený Sprint, chcete zároveň povzbudit kreativitu a udělat částečný teambuilding, zvolte právě Lego retrospektivu. Před tým položte spoustu různých lego kostiček a každý postaví cokoliv, co podle něj reprezentuje minulý sprint. Někdo postaví například spolu si povídající postavičky, někdo zase pokažené autíčko poukazující na problémy v týmu a kreativní jedinci mohou kostičkami například vizualizovat nepořádek v backlogu. Tento formát vám pomůže pochopit, jak jednotliví členové týmu vnímají týmovou spolupráci.

Futurospektiva

Čeká vás náročný projekt nebo iniciativa? Zkuste vzít retrospektivu z opačné strany a pohlédněte do budoucnosti. Otázky, na které je dobré se ptát v rámci této speciální retrospektivy, jsou například: 

  • Přání – Co si přejeme, aby se nám v budoucnu splnilo?

  • Obavy – Z čeho máme jako tým obavy?

  • Rizika – Jaká vidíme rizika a jak je můžeme minimalizovat?

Díky této aktivitě pak bude celý tým lépe připraven na téměř cokoliv, co během projektu nastane.

Online nástroje

Pokud máte část týmu doma na home-office, můžete využít skvělé online nástroje. Zde je pár těch, které používáme velice rádi a můžete je vřele doporučit.

Jamboard

  • Jednoduchý nástroj zdarma od Googlu, který funguje jako virtuální tabule. Můžete na ní kreslit, přidávat lepící papírky, mazat apod. – fantazii se meze nekladou. Jedinou výhodou a zároveň nevýhodou je jeho jednoduchost.

  • https://jamboard.google.com

Miro

  • Momentálně asi nejkomplexnější nástroj pro vzdálenou spolupráci – podporuje vše od designu meetingů typu Story mapping až po Kanban boardy, roadmapy, mindmapy a škálování agilního vývoje.

  • https://miro.com

Ideaboardz

  • Jednoduchá a neplacená verze tabule pro retrospektivy, která obsahuje již předdefinované šablony na některé formáty, nebo si také můžete vytvořit vlastní. Nástroj podporuje jednoduché hlasování, které oceníte při výběru tématu k diskusi.

  • https://ideaboardz.com

Funretro

  • Rozšířenější placená alternativa k Ideaboardz, která nabízí více předdefinovaných formátů, komentáře k jednotlivým poznámkám, limitování počtu hlasů, skrytí výsledků během hlasování pro objektivnější výsledek, jednoduchý export a mnoho dalších pohodlných možností pro co nejjednodušší facilitaci retrospektivy.

  • https://funretro.io

Nový prvek

Říká se, že i na maličkostech záleží. Jestliže nemáte se svým týmem zrovna chuť na velkou změnu, podívejte se na pár tipů, které nestojí moc, ale mohou hodně pomoci.

  • Časová osa Sprintu – vytvořte do kanceláře časovou osu, na kterou může každý zaznačit klíčový okamžik Sprintu spolu s kladnou nebo zápornou emocí. Díky tomu téma do retrospektivy nezapadne.

  • Ad-hoc retrospektivy – nečekejte na to, až bude po 14-ti dnech velká retrospektiva, ale naopak dejte lidem z týmu možnost svolat ad-hoc retrospektivu a řešit téma ihned kdykoliv v průběhu dne. Z výsledku budete benefitovat okamžitě.

  • Kartičky nálad – použijte je jako ice-breaker na začátku retrospektivy. Cílem je zjistit, jak se kdo z týmu právě cítí. Dají se koupit kartičky velryb s různými grimasami, které rozhodíte na zem, každý si jednu vybere a popíše proč si ji vybral a jak se cítí.

  • Statistické okénko – vizualizujte na začátku týmu zajímavé statistiky. Můžete si ukázat trend vývoje počtu bugů, technického dluhu, úspěšnost plánování nebo třeba spokojenost zákazníka s vaším produktem.

  • Pozitivní retrospektiva – na dnešním setkání nesmí zaznít nic negativního, pouze se chválíme a díváme se na to, co děláme buď jako jednotlivci nebo jako tým dobře.

  • Retrospektiva na retrospektivu – vyhraďte si posledních 10 minut na to, abyste udělali retrospektivu právě skončené retrospektivy. Ujasníte si v týmu, v čem retrospektivy fungují a kde je prostor pro zlepšení.

Závěrem bychom vás chtěli podpořit v experimentování s retrospektivami. Není nic horšího, než když tým už půl roku jede pořád stejně, neustále se opakuje ten samý formát a setkání už dávno opustil život. Vyzkoušejte něco nového, ať to bude drobnost nebo velká věc – to nejhorší co se vám může stát je to, že se to nepovede. Alespoň budete vědět, kudy cesta nevede…

Disney – krize vyžadují kreativní strategii

Procházíme zásadní dobou. Jsme v bezprecedentní situaci, ve které si nikdo netroufá predikovat vývoj do budoucna. Přijde další vlna epidemie? Kdy a jak obnoví naši klíčoví zákazníci nákup? O kolik se až můžeme propadnout do ztráty? Doteď jsme byli zvyklí mít na vše plán a predikce. Všechny plány na rok 2020 ale před několika týdny letěly do koše. Můžeme v této situaci vyčkávat a reagovat až na to, co přijde. Nebo si můžeme zvolit kreativní strategii. 

“Nejlepší způsob, jak předpovědět budoucnost, je vytvořit si ji.” — Alan Kay

Na trhu se objevují první inovace, které spustila krize spojená s koronavirem (viz např. firma ICE a jejich software na sběr dat nebo FÆNCY FRIES viz Forbes nebo více v článku Inovace v časech krize, aneb co se zaměstnanci, když pro ně nyní nemáme práci od Jarka Procházky.) Ale udělat jen tak restart našeho myšlení není něco, k čemu bychom byli vychováni nebo vyškoleni. Spíše naopak. Abychom inspirovali a pomohli Vám i v této době k novým, možná důležitým myšlenkám a rozhodnutím pro vaši budoucnost, sdílíme jednoduchou techniku, kterou jsme si osvojili pro inovační workshopy.

A tím se dostáváme k osobě Walta Disneyho. Osobnost jistě zajímavá sama o sobě, geniální inovátor v zábavním průmyslu, který se za svůj život vypořádal s mnoha krizemi. My se ale dnes zaměříme na metodu, kterou používal se svým produkčním týmem. Je velmi jednoduchá, sami ji používáme přes pět let na našich inovačních workshopech a chceme vám tímto nabídnout naše zkušenosti a tipy, které jsou důležité pro její úspěšné využití.

Tři role, tři pohledy   

Metoda stojí na jednoduchých principech – během brainstormingu zaujmout postupně tři rozdílné pohledy. V praxi je doporučujeme zhmotnit v podobě tří různých místností, příp. různými stanovišti v rámci jedné místnosti nebo klobouky, mezi kterými v rámci brainstormingu přepínáme. Rozhodně však tyto pohledy nemíchejte!

1. Snílek

V tomto postoji neexistují žádná omezení. Snílek žije v magickém světě, ve kterém je vše možné. Snílek generuje nápady – čím šílenější, tím lepší. Snílek se ptá:

  1. Kdyby nebyla žádná omezení, pokud mám všechny prostředky, např. mávnutí kouzelnou hůlkou, co bych vytvořil/a?
  2. Co mě spontánně napadá?
  3. Co ještě nikdo nevyzkoušel? Co ještě nikoho nenapadlo?
  4. Co je ta nejvíce šílená věc, která mě napadá?

Co se nám v praxi v této fázi osvědčilo:

  1. Nechat skupinu nejprve zahrát nějakou zahřívací hru, která je lépe “naladí” na pohled snílka – jsme totiž často tak moc ponořeni do racionality a stereotypu (uzavřeni v krabici), že nám chybí spojení s naší kreativitou a je pro nás téměř nemožné podívat se mimo naše navyklé způsoby myšlení. Ideální je nechat skupinu zahrát hru, která účastníky vrátí do věku hravosti a kreativity – do dětství. Na našich workshopech pro tyto účely hrajeme hru Hollywood (pro více informací nás kontaktujte.)
  2. Je důležité explicitně tuto fázi podržet např. odměřeným časem 15min. Nespěchat. Kreativita chce čas.
  3. Do této fáze nepatří žádné “ale”. Typicky “zabíjíme” kreativu větou: “Ano, ale…” Místo toho začínejte “A…” a rozšiřte původní návrh nebo dejte jiný.
  4. Nejšílenější nápady většinou skrývají neobjevený poklad – ale musíme jej nejprve vydolovat. Ptejme se: proč nás napadlo zrovna toto řešení? Např. na workshopu s jedním klientem padl nápad: pojďme formy odlévat na Měsíci. Když jsme se zeptali proč zrovna na Měsíci, odpověď byla prostá: je tam nižší gravitace. Aha, gravitace! Jak bychom mohli simulovat nižší gravitaci? Jsou už na to dnes technologie? Na to už se přepneme do další role, do dalšího postoje – Realisty. 

2. Realista

Snílek se neptá, jestli něco jde nebo jak něco úspěšně realizovat. Na to se ptá Realista:

  1. Která z myšlenek má největší šanci uspět a zároveň má nejnižší náklady na realizaci?
  2. Jaké jsou reálné možnosti realizace?
  3. Jaká jsou omezení?
  4. Jak to budeme s těmito omezeními realizovat?
  5. Jaký je plán?

Co se nám v praxi osvědčilo:

  1. Využít v této fázi metodiku Lean Start-up a principy Agile/Lean. Tzn. vzít nápad jako menší či větší projekt, firmu, start-up apod. 
  2. Zamyslet se nad tím, jak má vypadat dobrý výsledek a jak ho změříme, neboli jak poznáme, že nápad funguje (tady je také důležitá příprava workshopu.)
  3. Vytvořit základní kostru řešení, která nám řekne, zda a za jakou cenu jsme schopni řešení vytvořit. Neboli výstupem fáze Realisty může být definovaná designová výzva pro následný Design sprint.
  4. Identifikovat hned na začátku hlavní neznámé a domněnky, které je potřeba ověřit.
  5. Definovat Pilot / Test / Minimal Viable Product, který uvedené domněnky ověří.
  6. Žádný plán není dost konkrétní a neobsáhne vše – tady je důležité se shodnout na společném postupu realizace, jak se dostaneme k výsledku: po malých krocích (Agilně) a ověřovat si neustále naše domněnky.
  7. V této fázi hodně “iterujeme”, tj. vracíme se několikrát k základu myšlenky, popíšeme několik rozdílných řešení, mezi kterými prioritizujeme a vybíráme např. pomoci prioritizačního kříže.

3. Kritik

Kritik je “ďáblův advokát”. Smyslem a účelem jeho existence je najít důvod, proč zvolené řešení nebude fungovat nebo co se na něm může pokazit. Ptá se:

  1. Jaké jsou mezery zvoleného řešení? Co nám chybí?
  2. Jaká jsou rizika? Co se může pokazit?
  3. Jak na to budou reagovat zákazníci?
  4. Proč by to mělo “fungovat”? 
  5. Co když to nebude fungovat?
  6. Není lepší/jiná cesta?

Zkušenosti z praxe:

  1. Kritik jde nejlépe těm, kteří nejsou autory nápadu. Tj. v tuto chvíli je možné workshop rozpustit na 30 min a každý osloví někoho nezúčastněného, který dá nezaujatou zpětnou vazbu. 
  2. Kritik není osobní – zpětná vazba neznamená, že je něco špatně na zvolené myšlence nebo cestě nebo dokonce na nás. Kritik nemá vést k obhajobě.
  3. Kritik je často rodičovský hlas v naší hlavě, na který můžeme reagovat nevědomě emočně (včetně snahy jej vytěsnit). Pro facilitátory workshopu je absolutně důležité vytvořit bezpečný prostor a pohlídat formu zpětné vazby.

Nakonec to nejdůležitější – příprava

Pro úspěch celého workshopu je zásadní příprava – precizní definování dobrého výsledku workshopu a problému, pro který hledáme řešení. Stejně tak je důležité připravit kontext pro brainstorming, např. sběr důležitých dat, které s daným problémem souvisí. 

Stejně důležitá je i volba a počet účastníků. Skupina by měla být zastoupena rozdílnými rolemi, které dají komplexní pohled na problém a jeho řešení. Ideální je skupina 5-7 lidí (mimo facilitátory), maximální počet je mezi 12-15 lidmi.

„Nemusíte nic měnit. Přežití není povinné. “ — W.E.Deming

Jak připravit plán pro totálně nejistou budoucnost? Nejlepší plán je ten, který v sobě obsahuje schopnost kdykoliv se změnit a přizpůsobit. Plán, který umožňuje experimentovat, rychle se učit, rychle měnit rozhodnutí. Tímto tématem jsme se zabývali i v článku z roku 2018 Jak vytěžit z budoucnosti.

Nejistá budoucnost ale také otevírá možnost sami přijít s tím, jak by taková budoucnost mohla vypadat. Jsme přesvědčeni, že aktuální etapu přežijí ty firmy, které budou schopny přicházet s novými řešeními a budou rychle schopny tato řešení zahodit, pokud nebudou funkční.

Zásadní je dělat kroky tady a teď místo obávání se o budoucnost. Tato jednoduchá technika za vyzkoušení stojí. Obraťte se na nás s vašimi dotazy přes kontaktní formulář http://rainfellows.cz/. Nic vás to nestojí, stačí jen napsat otázku.

User Story Mapping

Zažili jste někdy situaci, kdy máte před sebou obrovskou věc a nevíte z které strany začít? Řešíte, jak uchopit rozpad nové funkcionality tak, abyste co nejdříve dodali zákazníkovi co největší hodnotu a až poté dělali na dalších částech? Právě pro vás může být velmi užitečná metoda User Story Mapping, která se používá pro rozpad velkých celků na menší. Připravili jsme pro vás proto praktický návod krok za krokem, který vás technikou provede.

O co se jedná?

  • Vizualizace uživatelského toku v čase – vizualizuje akce, které dělá uživatel v systému, aby dosáhl (předem) definovaného cíle.

  • Užitečný nástroj na tvorbu kostry Backlogu pro Tým nebo Squad.

  • Výsledná mapa pomáhá týmu a Product Ownerovi s prioritizací a určením toho, co je pro zákazníka skutečně důležité.

  • Prvním výstupem User Story Mappingu je množina User Stories, které dohromady tvoří MVP (Minimal Viable Product).

Jak metodu použít?

  1. Vyberte zástupce různých rolí – Vývojář, Designér, Tester, Product Owner (ideálně max. 10 lidí).
  2. Požádejte Product Ownera o sepsání krátkého popisu toho, co je potřeba zmapovat, ideálně ve formátu:
    1. CO? – produkt, nová funkcionalita, kterou chce přidat, nebo problém, který potřebuje vyřešit;
    2. PRO KOHO? – popisuje zákazníky produktu nebo uživatele, kteří budou danou funkcionalitu využívat. Pro každého takového uživatele explicitně popsat, co mu to přináší;
    3. PROČ? – popisuje důvod, proč se firma rozhodla danou funkcionalitu nebo produkt vytvořit. 
  3. Vyhraďte si 2-3 hodiny času a prostor s velkou tabulí nebo zdí.
  4. Začnete představením vstupu Product Ownera a pokračujte společnou definicí:
    1. Startovacího bodu – bod, ve kterém uživatel vstoupí do systému, začne svou interakci (např. Uživatel se přihlásí do webového rozhraní internetového bankingu);
    2. Cílového stavu – cílový stav, kdy je potřeba firmy/zákazníka naplněna (např. Uživatel provedl finanční transakci).
  5. Společně ve skupině vytvořte tzv. Páteř (Backbone) Story Mapy tak, že pojmenujete větší aktivity, které uživatel musí v systému udělat, aby dosáhl cíle definovaného v minulém kroku. Aktivity vizualizujte na zdi/tabuli zleva doprava tak, jak jdou za sebou v čase.
  6. Každou aktivitu rozpadněte na menší části – tzv. Uživatelské úkoly (User Tasks). Přemýšlejte nad:
    1. Alternativními způsoby, jak lze danou aktivitu v systému realizovat;
    2. Jaké okrajové případy mohou nastat (něco nebude fungovat, spadne server apod.)?
    3. Jak by k dané aktivitě přistupovali různí uživatelé systému?
    4. Detaily aktivity a různými vylepšeními;
  7. Při tvoření se snažte vertikálně prioritizovat podle hodnoty a důležitosti daného zákaznického úkolu. 
  8. Vyznačte na mapě první nejmenší řez zleva doprava, kterým je zákazník schopen dosáhnout definovaného cíle – vzniká MVP release (na obrázku znázorněn červenou čarou).
  9. Pokračujte vyznačením dalších řezů, z nichž každý přidá další novou ucelenou funkcionalitu pro zákazníka. Platí pravidlo – 1 řez = 1 release. Při určování dalších řezů můžete zvažovat:
    1. Různé persony – můžete zacílit konkrétní inkrementy/release na konkrétní typy uživatelů (např. po doručení MVP se zaměřit na firemní zákazníky a na základě toho prioritizovat jednotlivé uživatelské úkoly);
    2. Přidání dalších klíčových možností a alternativ do produktu podle důležitosti nebo nejčastějšího způsobu využití.
  10. Po vybudování User Story Mapy a vydefinování řezů můžete výsledek “překlopit” například do JIRA a máte tak vytvořený iniciální Backlog.
    1. Jeden řez reprezentuje ideálně jeden Epic. 
    2. Priorita v Backlogu je dána řezem shora dolů a pak po sloupcích zleva doprava (viz. čísla v pravém dolním rohu kartiček na obrázku).

Kdy není technika vhodná?

  • Nový produkt nebo funkcionalita nevyžaduje žádné nebo pouze minimálni interakce uživatele v systému (např. technické změny na pozadí, refaktoring apod.).

  • Nová funkcionalita je pouze malá změna v obrovském fungujícím systému (mapování stávajícího systému by zabralo hodně času).

  • Chcete si pouze namapovat Stories, které už máte předem vymyšlené (lidé nebudou brát výsledek za svůj, protože je už vše dáno dopředu).

  • Pokud nejste schopni svolat na jedno místo dostatek rozdílných rolí – můžete přijít o důležité nápady, perspektivy, otázky, poznatky (minimum je Product Owner, Vývojář, Tester a Designér).

Pokud byste si chtěli vyzkoušet techniku v praxi, neváhejte se nám ozvat, velmi rádi vás workshopem provedeme od začátku až do konce na konkrétním příkladu z vaší praxe.

Mistrovství v retrospektivách

Jeden z principů Agilního manifesta říká: ,,Tým se pravidelně zamýšlí nad tím, jak se stát efektivnějším a následně koriguje a přizpůsobuje své chování a zvyklosti.“ Jedním z klíčových nástrojů pro naplnění tohoto bodu jsou nepochybně retrospektivy.

Mnoho týmů je s železnou pravidelností praktikuje, vkládá do nich nemalé usílí, ale očekávaný výsledek se stále ne a ne dostavit. Častou příčinou může být to, že v nich chybí ingredience, které způsobí, že budou mít tu správnou šťávu.

Přinášíme vám proto 11 praktických tipů, které pomohou vaše retrospektivy posunout ještě dále – k mistrovství.

1. Přesnost je výsadou králů

Čekáte 15 minut po začátku, než si všichni uvaří kafe a sejdou se v místnosti? Začínejte vždy na čas a případným opozdilcům neshrnujte, co se probralo do jejich příchodu. Uvidíte, že se časem naučí chodit včas, aby o nic zajímavého nepřišli. To mimochodem platí i u ostatních meetingů. Facilitátor by měl vždy dorazit o pár minut dříve, aby si stihl připravit místnost a vše nezbytné pro hladký průběh retrospektivy.

2. Vyhnívající akční kroky

Generujete akční kroky, ale nikdo je neplní? Ještě důležitější, než dělat retrospektivy, je systematická práce s akčními kroky. Každá retrospektiva musí začínat tím, že zkontrolujeme akční kroky z minula a pobavíme se o tom, v jakém jsou stavu. Když to uděláte poprvé, možná se stane hlavním tématem retrospektivy téma, proč jako tým neplníme akční kroky a co je potřeba změnit. I toto je v pořádku. Dobrou praxí, jak mít úkoly neustále na očích, je jejich přepsání na fyzickou tabuli v kanceláři nebo se domluvit s týmem a procházet je alespoň dvakrát do týdne na konci Daily stand-upu. 

3. Děláme pořád stejný formát

Lidé vědí, co čekat, přicházejí s již napsanými lístečky a generujete pořád stejná témata? Zkuste něco nového, nabídněte týmu jiný úhel pohledu na jejich práci a přineste jako facilitátor něco zábavnějšího než + a -. Dobrým odrazovým můstkem je Retromat, kde si můžete generovat náhodný formát. Nebo si zkuste vymyslet úplně vlastní formát. Uvidíte, že to není nic složitého. 

4. Řešíme stále jen problémy

Už jste zkusili udělat pouze pozitivní retrospektivu? Určitě neděláte vše špatně a je spousta věcí, které jako tým děláte dobře a můžete se za ně poplácat po zádech. Zkuste pro jedenkrát zakázat hovořit o problémech a uvidíte efekt. Máme velice rádi tzv. KUDOS, kdy můžete ocenit kohokoliv z týmu a poděkovat mu za pomoc nebo něco neobyčejného, co vykonal v tomto sprintu.

5. Chceme vyřešit všechna témata

Když už jsme si dali práci s generováním témat, tak máme pocit, že je nemůžeme nechat nevyřešené. Je naprosto v pořádku, když po prioritizaci proberete pouze jedno téma s největším počtem hlasů, kvalitně a do hloubky. Pokud jsou ostatní věci důležité, objeví se hned na další retrospektivě.

6. Tým ukazuje na všechny okolo

Retrospektiva je primárně záležitostí týmu, i když se samozřejmě mohou objevit i témata, ke kterým potřebuje někoho dalšího. Měli bychom však pokaždé začínat u sebe a svého týmu, neboť to jsou věci, na které máme stoprocentní vliv a můžeme je okamžitě změnit. Jakmile máme uklizeno “doma”, jdeme za hranice týmu. Dobrý facilitátor toto dokáže týmům zvědomit a vrátit je zpět k myšlenkám, co mohou oni sami změnit.

7. Musíme nutně využít všechen čas

Dobrá zpráva pro vás – rozhodně nemusíte. Pokud není dnes co k řešení a nebo jsme již vše probrali, skončete klidně po 20ti minutách. To nejhorší, co můžete udělat je, že budete neustále zkoušet generovat na sílu další témata a snažit se vyplnit čas. Využijte ho například tím, že si dáte jako tým společné kafe nebo procházku na čerstvém vzduchu – bude v tom rozhodně větší hodnota. Pokud se však tato situace opakuje už potřetí, je na čase zkusit jiný formát, protože už tým mohl spadnout do stereotypu a “zlenivět”.

8. Hledání svatého grálu

Již několik retrospektiv se vrací to samé téma, diskutujeme jej neustále dokola a bez jakéhokoliv výsledku. Zkuste na místo hledání ideálu udělat už konečně aspoň malý krůček vpřed, malý experiment, který vás posune vpřed. Možná nebude ideální, možná bude úplně mimo, ale pořád lepší něco vyzkoušet, než to půl roku do posledního detailu pouze promýšlet.

9. Prázdné akční kroky

Dbejte vždy na to, aby všechny akční kroky, které vypadnou z vaší retrospektivy, byly přiřazeny na konkrétního člověka, bylo specifikováno, co konkrétně se má udělat a do kdy má být úkol splněn. Můžete využít například techniku SMART. Každá retrospektiva by měla končit alespoň jedním akčním krokem. Scrum Guide dokonce hovoří o tom, že by alespoň jeden akční krok měl být naplánován do dalšího sprintu.

10. Všechny úkoly jsou na Scrum Masterovi (SM)

Typickou situací je, že je SM zodpovědný za proces a nasazení Scrumu, a proto tým nabyl dojmu, že je také zodpovědný za všechny úkoly z retrospektivy. V tomto případě může SM nabídnout týmu, že úkol udělá s některým členem týmu v páru nebo si vezme na sebe maximálně jeden úkol a zbytek si musí rozebrat tým.

11. Retrospektiva je monotónní

Zkuste naplánovat retrospektivu na nějakém netradičním místě. Někdy postačí meetingovka se sedacími vaky, která vykouzlí neformální atmosféru nebo zajděte ven do parku. Alternativou může být posezení u (nealko) pivka v hospůdce, kterou má tým nejraději. Nebojte se popustit uzdu své fantazii a experimentovat.

Pokud Vás některý z tipů zaujal, neváhejte ho vyzkoušet a dejte nám vědět, jak tento experiment zafungoval ve vašem týmu.

Scrum checklist

Henrik Kniberg dal svého času dohromady seznam Scrum praktik. Čas od času jej při zavádění Scrumu v týmech s úspěchem používáme a tak jsme se rozhodli jej přeložit do češtiny a nasdílet s vámi. Seznam pro vás může být dobrou inspirací pro další rozvoj týmů nebo může posloužit jako rychlé barometr zavádění Scrumu.

Český překlad můžete stáhnout zde.

Jak Scrum checklist použít?

Tip #1:

Zkuste tento seznam použít v rámci pravidelných retrospektiv v týmech, které zavádějí Scrum. Vyberte si ze se znamu několik praktik, které chcete v týmu zavést (10-12 max.) a nechte tým během retrospektivy hlasovat, nakolik si myslí, že tato praktika již v týmu funguje (doporučujeme použít techniku hlasování s pomocí karet s čísly jako při Planning Pokeru, aby se členové týmu vzájemně neovlivňovali).

Pokud je průměrná hodnota pro danou praktiku nízká, pak nechte tým diskutovat o tom, jaké akce mohou napomoci jejímu zavedení.

Pokud se tým neshoduje v hlasování (velký rozptyl odpovědí), pak nechte členy týmu prodiskutovat proč hlasovali rozdílně.

Pokud chcete se zavedením pravidelného sebehodnocení týmu pomoct, pak nás neváhejte kontaktovat.

Tip #2:

Převeďte si tento seznam do Google Forms pro snažší sběr vstupů formou vyplnění členy týmu před retrospektivou.

Překlad originálního textu od Henrika Kniberga

Následující řádky jsou překladem originálního textu od Henrika Kniberga uvedeného na této adrese.

Pro koho je tento seznam a k čemu slouží?

Seznam Scrum praktik je jednoduchý nástroj, který vám pomůže začít se Scrumem nebo vyhodnotit vaši implementaci Scrumu.

Vezměte prosím na vědomí, že toto nejsou pravidla, pouze doporučení. Dvoučlenný tým se třeba může rozhodnout vynechat denní Scrum setkání, protože stejně celý den programují v páru a nepotřebují další synchronizační schůzku. Prima. Záměrně se rozhodli vynechat jednu ze Scrum praktik, nicméně zajistili, že je účel této praktiky zajištěn jiným způsobem. A to je to podstatné!

Pokud pracujete podle Scrumu, může pro vás být zajímavé použít tento seznam během týmové retrospektivy. Jako nástroj pro diskuzi, nikoli hodnocení.

Jak to mám použít?

Jarda: „Přinesl jsem na dnešní retrospektivu krátký zajímavý seznam Scrum praktik. Je na něm něco, co neděláme?”

Katka: „Tak se na to podívejme. Hm, rozhodně nám chybí Definition of Done a taky nesledujeme Velocity.”

Jarda: „OK, ‘Definition of Done’ je uvedena v části „Základy Scrumu“, takže vypadá důležitě! Velocity je v části ‘Doporučené, ale ne vždy nutné’ takže s tou počkejme a začněme tím nejdůležitějším.

Katka: ”Hele, taky nám chybí ‘Doručujeme fungující otestovaný software co 4 týdny nebo častěji’. To je uvedeno dokonce v sekci ‘To nejpodstatnější’!
A dává to smysl, protože marketing si na to pořád stěžuje!”

Jarda: „Možná by nám koncept ‘Definition of Done’ mohl pomoci brát si do sprintu menší celky a doručovat častěji?“

Katka: „Dobrý nápad, pojďme to zkusit.”

Jak to nepoužívat!

Velký šéf: „Dobře, týme, je čas podívat se, jak následujete Scrum. Vyplňte prosím tento dotazník.”

Jarda: „Šéfe, jsem rád, že můžu říct, že děláme všechno ze seznamu. No, snad jen kromě Sprint burndown charts.”

Velký šéf: „Jste špatný tým! Tady se jasně píše, že máte dělat… ty… sprint burning věci! Chci je vidět!”

Katka: „Ale my máme dvoutýdenní sprinty a téměř vždy dodáme, co slíbíme a zákazníci jsou spokojeni. Sprint burndown charts by nám teď nijak nepomohly.”

Velký šéf: „Ale tady se jasně píše, že je máte mít, tak ať už se to neopakuje, nebo zavolám Scrum policii!”

Je tento seznam oficiální?

Není. Tento seznam odráží můj osobní subjektivní názor na to, co je ve Scrumu podstatné. Už roky pomáhám firmám začít se Scrumem a potkal jsem stovky uživatelů Scrumu, trenérů a koučů; a zjistil jsem, že takovýto seznam může být užitečný, když se správně použije.