Termínu „bezpečné prostředí“ se věnuje v posledních letech stále větší pozornost, ať už jde o konference, knihy, TED talks nebo příspěvky na blozích. Je velmi těžké jej správně pochopit a následně aplikovat do prostředí firmy nebo na úrovní týmu. Otázka tedy zní, co ve skutečnosti znamenají slova „bezpečné prostředí“ a proč jsou tak důležitá? Jak mohou vedoucí, manažeři nebo kouči zajistit, aby měli lidé pocit „bezpečného prostředí“ každý jeden den, kdy jsou v práci?
Začněme nejprve s definicí na teoretické úrovni, pak se postupně přesuneme ke konkrétním příkladům. Článek zakončíme několika praktickými nástroji a nápady, které můžete vyzkoušet ve svých společnostech, týmech nebo odděleních.
Co je bezpečné prostředí?
Mít bezpečné prostředí ve společnosti znamená, že každý ve společnosti nebo v týmu může věnovat 100% pozornost samotné práci. Jednoduše řečeno, každý se může soustředit na něco hodnotného, být kreativní a produktivní. Úlohou lídrů je vytvořit takové prostředí, kde selhání je přijatelné a selhání je považováno za nejlepší způsob učení.
V tomto druhu prostředí se lidé cítí podporováni a opečováváni ve všech aspektech jejich práce. To znamená, že neexistuje nikdo, kdo by je pranýřoval za „špatné KPI“, a ani nedochází k tomu, že by lidé jako supi čekali až se uvolní pozice po kolegovi, kterou by mohli zaujmout.
Jinými slovy, neexistují žádné skryté agendy ani politikaření, každý může dělat jen to, co má rád a na co byl najatý.
Jak ho poznat?
Barometr je poměrně jednoduchý a lze jej shrnout do několika klíčových otázek, které si můžete položit jako člen týmu nebo lídr a zjistit, jak si váš tým v současné chvíli stojí.
1. Jak často lidé ve vašem týmu/společnosti přicházejí s novými nápady nebo experimentují s novými nástroji/postupy?
Je číslo blízké nule nebo jste realizovali tolik experimentů, že je už těžké je všechny sledovat?
2. Jak často lidé vyzývají “status quo”? (např. na schůzkách slyšíte „Ne“, „Nesouhlasím“ nebo „Mám lepší nápad“)
Jsou schůzky spíše pasivním sdílením informací, kde vedoucí/manažer komunikuje s ostatními bez jakékoliv reakce či protinávrhů, nebo jde o živou diskusi, kde se každý názor počítá?
3. Jak lidé reagují, když chce někdo měřit/sledovat trendy a čísla?
Zaznívá „Počkej, co se stane, když nebudu plnit stanovená čísla? Budu potrestán nebo dokonce vyhozen?“ nebo naopak slyšíte „To je skvělé! Další údaje, které nám pomohou se zlepšit a vidět věci/vzorce, které jsme dříve neviděli.“
4. Co se stane, když se nepodaří doručit Sprint nebo nějaký projekt nesplní termín?
Říkáte si „Čí je to chyba a jak je možné, že došlo k selhání?“ nebo naopak směřujete pozornost k tomu „Co můžeme udělat pro zlepšení?“
5. Jaká je úroveň transparentnosti ve společnosti?
Jsou všechna čísla spojená s řízením společnosti k dispozici pouze skupině vyvolených nebo jsou transparentně sdíleny napříč společností bez rozdílu?
Těchto pět klíčových otázek vám pomůže pochopit, jak se vám daří jako týmu/společnosti. Pokud byly vaše odpovědi většinou podobné výše uvedeným druhým možnostem, pak gratuluji, podělte se prosím o to, co děláte a co vám pomohlo se tam dostat, se zbytkem světa. Pokud je tomu naopak, pak je to pro vás signál, že se lidé necítí v práci bezpečně a další zřejmou otázkou je …
Co s tím můžete dělat?
Vzhledem k tomu, jak je toto téma široké, existují určité činnosti, které byste rozhodně měli vyzkoušet a které vás provedou k lepšímu a bezpečnějšímu prostředí nebo alespoň k lepšímu pochopení toho, jaký je základní problém, na který se musíte zaměřit.
Změňte se
Pokud jste lídrem, začněte nejprve s vlastní transformací, protože tato změna bude mít největší dopad na vaši společnost. Buďte přímější a pokuste se poskytnout více prostoru pro nápady a experimenty lidí s neznámými výsledky. Další tipy najdete v našem předchozím článku o Agilním leadershipu.
Udělejte si barometr/kontrolu stavu bezpečného prostředí
Pokud jste již slyšeli o kontrole stavu Spotify health check nebo Atlassian Health monitor, můžete v tomto případě použít stejné zásady. Zeptejte se vašich lidí, jak se cítí. Zaměření průzkumu by mělo být podobné výše uvedeným otázkám, jako například:
- Jak je pro vás příjemné dávat zpětnou vazbu vedoucímu týmu, manažerovi nebo komukoli z vedení společnosti? (Mohlo by být rozděleno na několik otázek, abychom získali lepší zpětnou vazbu)
- Máte pocit, že existuje vzájemná důvěra mezi vaším oddělením a ostatními částmi společnosti (např. Prodej, Vývoj, Produkt atd.)?
- Máte pocit, že ve své každodenní práci přebíráte iniciativu a rozhodujete se, aniž byste museli žádat o schválení nebo se obávat možných negativních důsledků?
Určitě najdete další otázky týkající se vaší společnosti a oboru, ve kterém se pohybujete. Tyto tři ukazují pouze základní principy a jak postupovat při návrhu.
Každá jednotlivá otázka by měla mít prostor, do nějž může kdokoli připsat své komentáře. Cílem je, abyste získali kromě statistik více kontextu. Budete překvapeni, kolik toho se dozvíte o potenciálních problémech a výzvách uvnitř vaší společnosti.
Dalším skvělým barometrem je například v nepovinné pole se jménem. Toto políčko vám řekne hodně o bezpečném prostředí ve vaší společnosti, protože pokud lidé nejsou ochotni se podepsat pod svou odpověď, znamená to, že existuje prostor pro zlepšení firemní kultury.
Zkuste firemní NPS průzkum
Velmi podobnou myšlenkou je provedení průzkumu NPS (Net Promoter Score) ve vaší společnosti. Obvykle se tento nástroj používá k pochopení toho, jak se zákazníci cítí ohledně produktu nebo služby, ale proč ho nepoužívat interně, že? Stačí jedna jednoduchá, ale velmi silná otázka:
“Jak byste na stupnici od 1 do 10 doporučili naši firmu vašemu příteli nebo známému?”
Přidejte také textové pole pro volnou odpověď, protože čísla vypráví pouze jednu část příběhu a vy potřebujete znát také podrobnosti, abyste se zlepšili. Navíc, jak jsem již zmínil dříve, volitelné pole se jménem/e-mailem může fungovat také jako dobrý barometr. Dělejte průzkum pravidelně (nejméně dvakrát ročně) a vždy systematicky pracujte s odpověďmi. Pokaždé řekněte vašim lidem, co se chystáte zlepšit do příštího průzkumu (a samozřejmě transparentně komunikujte!).
Jaké jsou další kroky?
Bez ohledu na to, kterou z možností si vyberete, jedná se jen o jeden z mnoha kroků k vytvoření lepší kultury a bezpečnějšího prostředí. Co se stane poté, je absolutně klíčové. V ideálním případě by se všichni lidé ve vedoucích pozicích měli podívat na výsledky a zjistit, na co by se měli v blízké budoucnosti zaměřit.
1. Přiznejte si, že vaše firemní kultura má před sebou dlouhou cestu
Zde je pomyslný první krok nejtěžší. Je velmi snadné zahodit zpětnou vazbu, kterou jste dostali a najít omluvu pro každou z odpovědí. Faktem je, že vaši lidé dostali hlas a vy jako lídři společnosti byste mu měli naslouchat. Někdy to znamená si připustit, že naše firemní kultura není na úrovni, na jaké jsme si mysleli. I toto je správný první krok.
2. Následné týmové schůzky a 1on1 setkání
Může existovat spousta věcí, které nebyly dobře komunikovány a lidé mohou být kvůli tomu frustrovaní. Takže si jen udělejte čas, abyste s nimi měli možnost promluvit jednotlivě nebo s celým týmem. Ukažte jim, že vám na nich záleží natolik, že si uděláte čas ve svém nabitém programu, abyste o věcech mohli diskutovat a poučili se z nich.
3. Sledujte trendy
Ať už si vyberete kteroukoli možnost, po několika iteracích se vždy zaměřte na trend. Odpovědělo více lidí? Nebo uvedlo více z nich své jméno, protože nyní cítí, že na jejich názoru záleží a cítí se bezpečně to bez anonymity říci? Nebo je to naopak? Trend vám v těchto případech vždy řekne, zda jdete správným způsobem z hlediska firemní kultury. Klíčem je pochopit, že nejde o to, kde začít, ale o to, kam chcete dojít a co se v procesu učíte. Počáteční výsledky nemusí být tak skvělé, ale cílem je postupné zlepšování, byť jsou to jen malé kroky.
Závěrem
Dosáhnout nebo vytvořit bezpečné prostředí ve společnosti je nesmírně obtížně. Jedná se však de facto jen o odvahu klást složité otázky, přiznat si, že existuje prostor pro zlepšení a pochopit, že je na lídrech firmy, aby se zlepšili a posunuli firemní kulturu na další úroveň.
Pokud jste někdy stáli na straně zákazníka, určitě víte, jak těžké je formulovat požadavky. Kde začít? Jak celý problém uchopit? Často se stává, že ty nejdůležitější požadavky dokonce chybí.
A to není všechno. I kdybychom byli schopni všechny požadavky popsat, stále bude obtížné je přesně pochopit. Znáte říkanku “Mary měla malé jehňátko”? (
Představte si sami sebe jako dodavatele svázaného takovýmto kontraktem, který penalizuje jakékoliv porušení některého z rohů pomyslného trojúhelníku požadavky, datum doručení a cena. Představte si, že se objeví nějaká komplikace, což se velmi pravděpodobně stane. Zvolíte risk a doručíte to, co zákazník opravdu potřebuje, anebo budete hrát bezpečně a doručíte to, co je doslovně napsáno v kontraktu? Mnohdy zákazník ani nechce nebo nemůže zmíněné komplkace řešit. Co uděláte? Většina lidí volí “bezpečnou” variantu a doručí to, co je kontraktováno. A pak je to tady – prohra na obou stranách. Zákazník nedostane to, co pro svůj byznys skutečně potřebuje a dodavatel je za to obviňován. Přepracování produktu a oprava chyb pak násobí cenu celého řešení.
