Jeden z principů Agilního manifesta říká: ,,Tým se pravidelně zamýšlí nad tím, jak se stát efektivnějším a následně koriguje a přizpůsobuje své chování a zvyklosti.“ Jedním z klíčových nástrojů pro naplnění tohoto bodu jsou nepochybně retrospektivy.
Mnoho týmů je s železnou pravidelností praktikuje, vkládá do nich nemalé usílí, ale očekávaný výsledek se stále ne a ne dostavit. Častou příčinou může být to, že v nich chybí ingredience, které způsobí, že budou mít tu správnou šťávu.
Přinášíme vám proto 11 praktických tipů, které pomohou vaše retrospektivy posunout ještě dále – k mistrovství.
1. Přesnost je výsadou králů
Čekáte 15 minut po začátku, než si všichni uvaří kafe a sejdou se v místnosti? Začínejte vždy na čas a případným opozdilcům neshrnujte, co se probralo do jejich příchodu. Uvidíte, že se časem naučí chodit včas, aby o nic zajímavého nepřišli. To mimochodem platí i u ostatních meetingů. Facilitátor by měl vždy dorazit o pár minut dříve, aby si stihl připravit místnost a vše nezbytné pro hladký průběh retrospektivy.
2. Vyhnívající akční kroky
Generujete akční kroky, ale nikdo je neplní? Ještě důležitější, než dělat retrospektivy, je systematická práce s akčními kroky. Každá retrospektiva musí začínat tím, že zkontrolujeme akční kroky z minula a pobavíme se o tom, v jakém jsou stavu. Když to uděláte poprvé, možná se stane hlavním tématem retrospektivy téma, proč jako tým neplníme akční kroky a co je potřeba změnit. I toto je v pořádku. Dobrou praxí, jak mít úkoly neustále na očích, je jejich přepsání na fyzickou tabuli v kanceláři nebo se domluvit s týmem a procházet je alespoň dvakrát do týdne na konci Daily stand-upu.
3. Děláme pořád stejný formát
Lidé vědí, co čekat, přicházejí s již napsanými lístečky a generujete pořád stejná témata? Zkuste něco nového, nabídněte týmu jiný úhel pohledu na jejich práci a přineste jako facilitátor něco zábavnějšího než + a -. Dobrým odrazovým můstkem je Retromat, kde si můžete generovat náhodný formát. Nebo si zkuste vymyslet úplně vlastní formát. Uvidíte, že to není nic složitého.
4. Řešíme stále jen problémy
Už jste zkusili udělat pouze pozitivní retrospektivu? Určitě neděláte vše špatně a je spousta věcí, které jako tým děláte dobře a můžete se za ně poplácat po zádech. Zkuste pro jedenkrát zakázat hovořit o problémech a uvidíte efekt. Máme velice rádi tzv. KUDOS, kdy můžete ocenit kohokoliv z týmu a poděkovat mu za pomoc nebo něco neobyčejného, co vykonal v tomto sprintu.
5. Chceme vyřešit všechna témata
Když už jsme si dali práci s generováním témat, tak máme pocit, že je nemůžeme nechat nevyřešené. Je naprosto v pořádku, když po prioritizaci proberete pouze jedno téma s největším počtem hlasů, kvalitně a do hloubky. Pokud jsou ostatní věci důležité, objeví se hned na další retrospektivě.
6. Tým ukazuje na všechny okolo
Retrospektiva je primárně záležitostí týmu, i když se samozřejmě mohou objevit i témata, ke kterým potřebuje někoho dalšího. Měli bychom však pokaždé začínat u sebe a svého týmu, neboť to jsou věci, na které máme stoprocentní vliv a můžeme je okamžitě změnit. Jakmile máme uklizeno “doma”, jdeme za hranice týmu. Dobrý facilitátor toto dokáže týmům zvědomit a vrátit je zpět k myšlenkám, co mohou oni sami změnit.
7. Musíme nutně využít všechen čas
Dobrá zpráva pro vás – rozhodně nemusíte. Pokud není dnes co k řešení a nebo jsme již vše probrali, skončete klidně po 20ti minutách. To nejhorší, co můžete udělat je, že budete neustále zkoušet generovat na sílu další témata a snažit se vyplnit čas. Využijte ho například tím, že si dáte jako tým společné kafe nebo procházku na čerstvém vzduchu – bude v tom rozhodně větší hodnota. Pokud se však tato situace opakuje už potřetí, je na čase zkusit jiný formát, protože už tým mohl spadnout do stereotypu a “zlenivět”.
8. Hledání svatého grálu
Již několik retrospektiv se vrací to samé téma, diskutujeme jej neustále dokola a bez jakéhokoliv výsledku. Zkuste na místo hledání ideálu udělat už konečně aspoň malý krůček vpřed, malý experiment, který vás posune vpřed. Možná nebude ideální, možná bude úplně mimo, ale pořád lepší něco vyzkoušet, než to půl roku do posledního detailu pouze promýšlet.
9. Prázdné akční kroky
Dbejte vždy na to, aby všechny akční kroky, které vypadnou z vaší retrospektivy, byly přiřazeny na konkrétního člověka, bylo specifikováno, co konkrétně se má udělat a do kdy má být úkol splněn. Můžete využít například techniku SMART. Každá retrospektiva by měla končit alespoň jedním akčním krokem. Scrum Guide dokonce hovoří o tom, že by alespoň jeden akční krok měl být naplánován do dalšího sprintu.
10. Všechny úkoly jsou na Scrum Masterovi (SM)
Typickou situací je, že je SM zodpovědný za proces a nasazení Scrumu, a proto tým nabyl dojmu, že je také zodpovědný za všechny úkoly z retrospektivy. V tomto případě může SM nabídnout týmu, že úkol udělá s některým členem týmu v páru nebo si vezme na sebe maximálně jeden úkol a zbytek si musí rozebrat tým.
11. Retrospektiva je monotónní
Zkuste naplánovat retrospektivu na nějakém netradičním místě. Někdy postačí meetingovka se sedacími vaky, která vykouzlí neformální atmosféru nebo zajděte ven do parku. Alternativou může být posezení u (nealko) pivka v hospůdce, kterou má tým nejraději. Nebojte se popustit uzdu své fantazii a experimentovat.
Pokud Vás některý z tipů zaujal, neváhejte ho vyzkoušet a dejte nám vědět, jak tento experiment zafungoval ve vašem týmu.